Email, il datore di lavoro non potrà più ficcare il naso nelle tue | Passa la nuova legge

Limiti alla conservazione dei metadati delle mail aziendali: una questione di privacy sul luogo di lavoro, finalmente la svolta.

La salvaguardia della privacy sul luogo di lavoro è un tema sempre più rilevante nell’era digitale.

La gestione delle comunicazioni elettroniche può comportare la raccolta e la conservazione dei metadati delle mail aziendali.

Il Garante della privacy ha recentemente emesso un provvedimento che impone limiti chiari a questa pratica, al fine di proteggere i diritti dei lavoratori.

Queste direttive consentono ai lavoratori di tirare un sospiro di sollievo, difendendoli da possibili attacchi e ripercussioni negative… anche dai propri dirigenti.

Solo sette giorni per la verifica dei metadati

Secondo quanto stabilito dal Garante, la raccolta dei metadati delle mail aziendali, che includono informazioni come giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’e-mail, deve essere limitata a un massimo di 7 giorni. Questo periodo può essere esteso a 9 giorni solo in caso di “comprovate esigenze”. Tuttavia, se i datori di lavoro intendono conservare questi dati per un periodo più lungo, è necessario ottenere un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’ispettorato del lavoro. Questo requisito è stato introdotto per evitare un “indiretto controllo a distanza” dell’attività dei lavoratori, che potrebbe derivare dall’estensione indiscriminata della conservazione dei metadati.

Il provvedimento del Garante è stato motivato da accertamenti che hanno rivelato come alcuni programmi e servizi informatici utilizzati per la gestione della posta elettronica, spesso forniti anche in modalità cloud, siano configurati per raccogliere e conservare automaticamente i metadati delle mail dei dipendenti. In molti casi, i datori di lavoro non avevano la possibilità di disabilitare questa funzionalità o di ridurre il periodo di conservazione dei dati. Di conseguenza, il Garante ha invitato i datori di lavoro a verificare attentamente le impostazioni dei programmi e dei servizi informatici utilizzati per la gestione della posta elettronica dei dipendenti. È fondamentale che questi strumenti consentano di modificare le impostazioni predefinite per impedire la raccolta dei metadati o per limitarne il periodo di conservazione. Il periodo massimo di 7 giorni, estendibile a 9 in casi eccezionali, è considerato adeguato per garantire il regolare funzionamento della posta elettronica senza compromettere eccessivamente la privacy dei lavoratori.

Il periodo di verifica può essere prorogato solo su richiesta

Tuttavia, il Garante riconosce che ci possono essere situazioni in cui i datori di lavoro necessitano di conservare i metadati per periodi più lunghi, per esigenze organizzative, produttive o di sicurezza dei sistemi informativi aziendali. In questi casi, è necessario seguire le procedure previste dallo Statuto dei lavoratori, ottenendo un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’ispettorato del lavoro. Questo approccio garantisce un bilanciamento tra le esigenze aziendali e i diritti alla privacy dei dipendenti.

La decisione del Garante di imporre limiti alla conservazione dei metadati delle mail aziendali è un passo importante per proteggere la privacy sul luogo di lavoro. È essenziale che i datori di lavoro rispettino queste disposizioni e adottino le misure necessarie per garantire il rispetto dei diritti dei lavoratori. In un’epoca in cui la tecnologia permea ogni aspetto della nostra vita professionale, è fondamentale trovare un equilibrio tra l’efficienza aziendale e il rispetto della privacy individuale.